In den Programmeinstellungen / Datenoptimierung wird definiert, wie die Datenbankgröße grundsätzlich gering gehalten werden kann.
So können z.B. bereits durch das Archivieren beim Weiterschalten eines Projektdokuments in den nächsten Status nicht mehr benötigte Details des Ursprungsprojekts entfernt werden.
Außerdem wird bestimmt, welche verknüpften Daten beim Löschen eines Datensatzes mit gelöscht werden sollen.
Konfiguration der Datenoptimierung |
Projektdokumente archivieren
Beim Archivieren von Projektdokumenten werden Details gelöscht oder umgewandelt, die für die Erstellung des Dokuments und für Folgeprozesse notwendig waren aber für die weitere (Archiv-)Speicherung nicht mehr benötigt werden.
Welche Details im einzelnen gelöscht werden, wird über die Checkboxen bestimmt.
| Stücklistenpositionen löschen | Nach dem Löschen stehen Stücklistenpositionen nicht mehr in Berichten, Schnittlisten, Lagerbuchungen, etc. zur Verfügung |
| Stücklistenvariablen löschen | Löschen von gespeicherten Leistungspositionen und der Berechnungen, Druckvariablen, etc. (außer Aufmaßvariablen für die Realkulation) |
| PPS Datensätze löschen | Löschen von verknüpften PPS-Datensätzen |
| Positions-RTF Texte archivieren | Umwandlung der Positionstexte von formatierten (RTF-) Texten in einfache (ASCII-) Texte (überschreibt die ursprünglichen ASCII-Texte) |
| Projekt-RTF Texte | Umwandlung der Kopf- und Fußtexte von formatierten (RTF-) Texten in einfache (ASCII-) Texte |
| mehrsprachige Positionstexte löschen | Löschen der lokalisierten Positionstexte |
Das Löschen und Umwandeln wird bei den folgenden Archivierungs-Aktionen angewandt:
- beim manuellen Aktivieren der Checkbox "Archiviert" in einem Projektdokument
- bei gewählter Option "beibehalten und archivieren" beim Weiterschalten eines Projektdokuments
- beim gesammelten Archivieren im Modul Datenreorganisation
Projektdokumente löschen
Beim Löschen von Projektdokumenten werden nicht automatisch alle verknüpften Daten mit entfernt.
Einige Daten bleiben für Auswertungszwecke bestehen, z.B. sind Dateianlagen eines Projekts weiterhin am Kontaktdatensatz einsehbar.
Sollen auch diese Daten gelöscht werden, kann das in den Programmeinstellungen festgelegt werden.
- Die folgenden Einstellungen für das Löschen sind möglich:
- Benutzerfelder löschen
- Dokumente löschen
- Dateianlagen löschen
- Änderungslog löschen
Diese Einstellungen greifen
- beim manuellen Löschen eines Projektdokuments
- bei gewählter Option "nicht beibehalten" beim Weiterschalten eines Projektdokuments
- beim gesammelten Löschen im Modul Datenreorganisation